Meeting merupakan kegiatan yang seringkali diadakan di dalam rutinitas dunia kerja, agar para karyawan bisa menunjukkan prestasinya di hadapan para pemimpin dan seluruh perencanaan kegiatan organisasi di dalam perusahaan atau kantor dapat terlaksana dengan sukses dan lancar. Namun untuk kelancaran dan kesuksesan suatu meeting, tentu saja perlu ada dukungan fasilitas serta sarana-prasarana yang memadai di dalam ruang meeting tersebut. Berikut merupakan beberapa perlengkapan yang wajib tersedia di dalam ruang meeting:
1. Papan tulis dan perlengkapannya
Sekalipun zaman ini sudah modern, namun keberadaan papan tulis beserta perlengkapannya yakni spidol dan penghapus tetap tidak bisa lenyap begitu saja. Alasannya tentu karena papan tulis sangat dibutuhkan untuk menulis hal-hal penting yang dibicarakan dalam meeting serta menjelaskan lebih rinci dan jelas mengenai suatu hal.
2. Buku tulis dan pulpen
Mendengar kata buku tulis dan pulpen memang kelihatannya sepele, namun kedua benda ini tentu tidak boleh ketinggalan di atas meja ruangan meeting. Tujuannya agar hal-hal penting yang dibahas saat meeting dapat dicatat oleh para peserta rapat. Hindari meminjam alat tulis kepada rekan kerja pada saat proses meeting berlangsung karena dikhawatirkan dapat menganggu konsentrasi anda dan juga rekan anda.
3. Laptop dan charger.
Kecanggihan teknologi di masa kini menjadikan laptop merupakan hal yang sangat penting keberadaannya di dalam meeting karena sangat menunjang di berbagai aspek pekerjaan, termasuk saat meeting. Seperti hal contohnya saat meeting berlangsung, seringkali peserta rapat mengadakan presentasi menggunakan PowerPoint yang tentunya didukung oleh laptop untuk mempermudah penyampaian materi dan atau hasil kinerja terhadap para peserta meeting yang lain. Tidak lupa juga anda selalu membawa charger, agar suatu saat baterai laptop anda habis, anda tidak bingung karena laptop anda sudah terisi dayanya. Pastikan charger yang dipakai memiliki kualitas yang baik sehingga tidak menimbulkan korslet.
4. LCD projector dan loudspeaker
Kedua fasilitas ini tentunya sangat menunjang kelancaran sebuah meeting dan biasanya sudah tersedia di dalam ruangan meeting. Dengan kehadiran LCD projector, media seperti presentasi, video, ataupun gambar dapat ditampilkan lebih jelas. Sedangkan loudspeaker, ini tentu sangat berguna untuk pemutaran suara atau video agar suara yang keluar terdengar lebih jernih dan jelas. Sangat disarakan untuk memilih loudspeaker yang mendukung teknologi bass boost untuk perfoma suara yang lebih mendentum.
5. Dokumen
Dokumen-dokumen penting yang berkaitan dengan tanggung jawab anda tentu harus anda bawa, disamping anda mendengarkan pembicara. Tujuannya adalah apabila sewaktu-waktu anda diminta untuk menyampaikan hasil kerja ataupun perkembangan perusahaan untuk kelengkapan data. Jangan lupa juga untuk menyiapakan dalam bentuk soft copy, apabila mendadak ada yang harus dipresentasikan.
6. Map
Selama rapat berlangsung, pasti akan ada banyak berkas yang diberikan kepada anda. Map berfungsi untuk mempermudah anda membawa berkas-berkas yang dibutuhkan agar tersimpan dengan rapih, ketimbang harus anda lipat, lalu dimasukkan ke dalam tas, sehingga menimbulkan kesan kurang rapih. Hal tersebut dapat mempermudah anda saat membuka kembali berkas tersebut ketimbang harus berserakan di dalam tas.
Demikian informasi mengenai perlengkapan yang wajib tersedia di dalam ruangan meeting anda. Semoga informasi ini sangat berguna bagi anda, untuk selalu siap sedia ketika akan diadakan meeting di kantor anda agar meeting berjalan dengan lancar nantinya.